Кракен онлайн Posted February 13 Posted February 13 Как писать деловые письма: структура и этикет Деловое письмо визитная карточка профессионала. По тому как вы пишете электронные письма, коллеги и партнёры судят о вашей компетентности, внимательности и уважении к чужому времени. К сожалению, культура деловой переписки у нас пока хромает: «Доброго времени суток» до сих пор живёт в каждом втором письме. Разберём правила грамотного делового письма. Структура делового письма Идеальное деловое письмо состоит из 5 блоков: 1. Тема письма (Subject) конкретная и информативная. Не «Вопрос», а «Согласование макета баннера до 15.02». Получатель должен понять суть, не открывая письмо. 2. Приветствие «Добрый день, Иван Петрович» (если знаете имя) или «Добрый день, коллеги» (если пишете группе). Избегайте «Доброго времени суток» это безграмотная калька, раздражающая многих. «Здравствуйте» нейтральный вариант. 3. Основная часть суть вопроса. Первое предложение главное: что вам нужно от получателя или что вы ему сообщаете. Дальше детали и контекст. Структурируйте текст: абзацы, списки, выделение ключевых моментов. 4. Call to action (призыв к действию) что конкретно вы ждёте от получателя и в какой срок. «Прошу согласовать макет до пятницы» хорошо. «Жду ответа» размыто. 5. Подпись имя, должность, контакты. Настройте автоматическую подпись в почтовом клиенте. Правила этикета деловой переписки • Одно письмо один вопрос. Если у вас три разных темы напишите три письма. Так получателю проще отвечать и ничего не потеряеться. • Не используйте CAPS LOCK это эквивалент крика. • Не злоупотребляйте восклицательными знаками!!! один максимум. • Проверяйте вложения «файл во вложении» без файла классика жанра. Перед отправкой убедитесь что вложение действительно приложено. • Отвечайте в течение 24 часов. Если не можете ответить по существу подтвердите получение: «Спасибо, получил. Отвечу подробно завтра до 12:00». • CC (копия) только для тех, кому нужно быть в курсе. Не ставте в копию всех подряд это спам. • BCC (скрытая копия) используйте при массовой рассылке, чтобы не раскрывать адреса получателей друг другу. • Reply All используйте осознано. Не все в переписке должны видеть ваш ответ. • Эмодзи допустимы только в неформальной переписке с знакомыми коллегами. В письмах партнёрам и руководству нет. Типичные ошибки • «Доброго времени суток» родительный падеж используеться при прощании («Спокойной ночи»), а не при приветствии. Правильно: «Добрый день». • «Заранее спасибо» звучит как давление: «Я уже поблагодарил, теперь ты обязан сделать». Лучше: «Буду благодарен за помощь». • «СРОЧНО!!!» в теме обесценивает реальную срочность. Если действительно срочно позвоните. • Стена текста без абзацев никто не будет читать сплошной текст. Разбивайте на абзацы, используйте списки. • Ошибки в имени получателя проверяйте! «Наталья» и «Наталия», «Александр» и «Олександр» люди чувствительны к этому. • Отправка без темы письмо без темы с большой вероятностью попадёт в спам или будет проигнорировано.
Recommended Posts